Come si fa?
Il Matching fra Fatture e Ordini di Acquisto
Fatture e Ordini di Acquisto
Il processo di matching tra fatture e ordini di acquisto rappresenta un elemento cruciale nella gestione finanziaria aziendale moderna. Questa operazione, apparentemente semplice, nasconde complessità che possono impattare significativamente sull’efficienza operativa, sulla gestione della liquidità e sulla conformità normativa dell’azienda. In questo articolo esploreremo perché questo tema è così delicato, quali sono le principali problematiche associate e quali soluzioni innovative possono essere implementate per ottimizzare questo processo fondamentale.
L’importanza del Matching delle Fatture e le sue Tipologie
l matching delle fatture è un processo automatizzato utilizzato dai professionisti dell’Accounts Payable per garantire che non ci siano discrepanze tra un ordine di acquisto e la relativa fattura. Questo controllo è essenziale per assicurare che l’azienda paghi esattamente per ciò che ha ordinato, alle condizioni concordate, evitando pagamenti errati o fraudolenti.
Two-Way Matching: La Base del Processo di Verifica
Il two-way matching rappresenta il processo più basilare di verifica delle fatture, che prevede il confronto tra due documenti fondamentali: la fattura e l’ordine di acquisto. Questo sistema assicura che ciò che viene fatturato corrisponda a quanto ordinato in termini di tipologia di prodotto o servizio, quantità e prezzo.
I vantaggi di questo approccio includono:
Creazione di una tracciabilità completa dell’intero processo di acquisto
Facilitazione dell’analisi delle abitudini di acquisto dei vari dipartimenti
Miglioramento della comunicazione tra il dipartimento procurement e l’ufficio contabilità fornitori
Protezione da frodi interne ed esterne
Three-Way Matching: Un Livello Superiore di Sicurezza
Il three-way matching aggiunge un ulteriore strato di controllo, confrontando tre documenti chiave:
L’ordine di acquisto (PO)
Il report di ricezione merce
La fattura del fornitore
Questo processo più complesso verifica che le quantità, i prezzi e i termini sulla fattura corrispondano sia a quanto specificato nell’ordine di acquisto sia ai beni effettivamente ricevuti. Il three-way matching è particolarmente indicato per le aziende che gestiscono volumi significativi di acquisti e necessitano di un controllo più rigoroso delle proprie transazioni.
Le Criticità del Processo di Matching
Nonostante la sua importanza strategica, il processo di matching delle fatture presenta numerose sfide:
Processo Manuale Laborioso e Dispendioso: Il matching manuale delle fatture è un’operazione monotona e dispendiosa in termini di tempo. I dipendenti devono confrontare manualmente le informazioni presenti su diversi documenti, un’attività che può richiedere ore o addirittura giorni interi, specialmente in aziende con elevati volumi di transazioni.
Elevata Probabilità di Errori: Il processo manuale è naturalmente soggetto a errori umani. Discrepanze nei numeri, nelle date o nelle descrizioni possono facilmente passare inosservate, conducendo a pagamenti errati o duplicati.
Ritardi nei Pagamenti ai Fornitori: Le inefficienze nel processo di matching causano spesso ritardi nei pagamenti, danneggiando le relazioni con i fornitori e potenzialmente portando a penali per pagamenti tardivi o alla perdita di sconti per pagamenti anticipati.
Vulnerabilità a Frodi e Irregolarità: Un sistema di matching inefficace crea vulnerabilità che possono essere sfruttate per frodi, sia interne che esterne. Le fatture fraudolente potrebbero essere approvate senza un adeguato controllo, generando perdite finanziarie significative.
Soluzioni Innovative per il Matching delle Fatture
Per affrontare queste sfide, le aziende possono implementare diverse soluzioni tecnologiche avanzate:
Automazione del Processo di Matching: L’automazione del matching delle fatture utilizza la tecnologia per confrontare automaticamente le fatture con gli ordini di acquisto e, nel caso del matching a tre vie, con i rapporti di ricezione. Questo approccio riduce drasticamente il tempo necessario per il matching, eliminando contemporaneamente molti degli errori associati al processo manuale
Robotic Process Automation (RPA): La tecnologia RPA può emulare il processo umano di matching delle fatture, confrontando le fatture con gli ordini di acquisto e le ricevute proprio come farebbe un dipendente. I “robot” software possono eseguire in pochi secondi compiti che a una persona richiederebbero ore, aumentando significativamente la produttività e riducendo i costi operativi.
Software Specializzati per il Matching delle Fatture: Sul mercato esistono numerosi software specializzati per il matching delle fatture, in grado di gestire vari tipi di documenti, incluse fatture cartacee, fatture via email, fatture ricevute via fax e persino file XML specifici. Questi strumenti possono ordinare, abbinare, convalidare e inserire i documenti nel sistema ERP con minimo intervento umano.
Tecnologie OCR e Intelligenza Artificiale: Le tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) basate sull’intelligenza artificiale possono automatizzare il processo di estrazione dei dati dalle fatture, riconoscendo istantaneamente quantità, prezzi unitari, termini di pagamento e altre informazioni rilevanti, indipendentemente dal layout del documento. Questi sistemi “imparano” con l’uso, diventando sempre più efficienti nel riconoscere pattern ricorrenti.
Typelens powered by Mastranet AI è in grado coniugare tutte queste soluzioni in un unico prodotto digitale in grado di integrarsi perfettamente ai gestionali aziendali per automatizzare il matching fra fatture e ordini di acquisto. Sfrutta l’intelligenza artificiale per estrarre automaticamente i campi di documenti quali ordini di acquisto per poi confrontarli con fatture.
Implementazione di un Sistema Efficace di Matching
Per implementare con successo un sistema efficace di matching delle fatture, le aziende dovrebbero considerare i seguenti aspetti:
Valutazione delle Necessità Specifiche: Prima di adottare una soluzione di automazione, è fondamentale valutare le specifiche esigenze dell’azienda in termini di volume di fatture, complessità del processo di approvvigionamento e sistemi informatici già in uso.
Integrazione con i Sistemi Esistenti: La soluzione scelta dovrebbe integrarsi facilmente con i sistemi ERP e di contabilità già presenti in azienda, creando un flusso di lavoro fluido e senza interruzioni.
Automazione del Two-Way e Three-Way Matching: Le soluzioni più avanzate permettono di automatizzare sia il matching a due vie che quello a tre vie. Nel caso del three-way matching, il sistema può attendere autonomamente che tutti gli articoli siano ricevuti, senza richiedere intervento manuale aggiuntivo.
Formazione del Personale: Anche il miglior sistema di automazione richiede personale adeguatamente formato per gestirlo efficacemente. Investire nella formazione è essenziale per massimizzare i benefici dell’automazione.
Conclusioni
Il matching tra fatture e ordini di acquisto rappresenta un processo fondamentale ma delicato nella gestione finanziaria aziendale. Le sfide associate a questa attività, quando eseguita manualmente, possono generare inefficienze, errori e vulnerabilità che impattano negativamente sulle performance aziendali.
L’automazione offre una soluzione efficace a queste problematiche, permettendo alle aziende di aumentare l’efficienza, ridurre gli errori e migliorare la conformità. L’adozione di soluzioni tecnologiche avanzate per il matching delle fatture non è più un’opzione, ma una necessità per le organizzazioni che desiderano rimanere competitive nel panorama aziendale moderno.
Investire in un sistema efficace di matching delle fatture come Typelens significa investire nella salute finanziaria dell’azienda, nella sicurezza delle sue transazioni e nell’efficienza dei suoi processi. Con l’evoluzione continua della tecnologia, possiamo aspettarci ulteriori innovazioni che renderanno questo processo ancora più semplice, preciso ed efficiente nel prossimo futuro.
