Il matching tra fatture e ordini di acquisto è un elemento cruciale della gestione finanziaria aziendale. È un'operazione apparentemente semplice che nasconde complessità capaci di impattare sull'efficienza operativa, sulla gestione della liquidità e sulla conformità normativa. Qui vediamo perché il tema è delicato, quali sono le criticità ricorrenti e come si può ottimizzare il processo.
Cos'è il matching delle fatture
Il matching delle fatture è il controllo utilizzato dai professionisti dell'Accounts Payable per garantire che non ci siano discrepanze tra un ordine di acquisto e la relativa fattura. Serve ad assicurare che l'azienda paghi esattamente per ciò che ha ordinato, alle condizioni concordate, evitando pagamenti errati o fraudolenti.
Esistono due varianti, che si distinguono per quanti documenti mettono a confronto.
Two-way matching: la base del processo di verifica
Il two-way matching è il processo più basilare di verifica delle fatture: confronta due documenti, la fattura e l'ordine di acquisto. Assicura che ciò che viene fatturato corrisponda a quanto ordinato in termini di tipologia di prodotto o servizio, quantità e prezzo.
I vantaggi di questo approccio:
- Tracciabilità completa dell'intero processo di acquisto
- Analisi più semplice delle abitudini di acquisto dei vari dipartimenti
- Comunicazione migliore tra procurement e contabilità fornitori
- Protezione da frodi interne ed esterne
Three-way matching: un livello superiore di controllo
Il three-way matching aggiunge uno strato di controllo, confrontando tre documenti:
- L'ordine di acquisto (PO)
- Il report di ricezione merce
- La fattura del fornitore
Verifica che quantità, prezzi e termini sulla fattura corrispondano sia a quanto specificato nell'ordine sia ai beni effettivamente ricevuti. È particolarmente indicato per le aziende che gestiscono volumi significativi di acquisti e hanno bisogno di un controllo più rigoroso. Se vuoi vedere come i due controlli si automatizzano nel dettaglio, ne parliamo in automatizzare two-way e three-way matching con l'AI.
Le criticità del matching manuale
Nonostante l'importanza strategica, il processo presenta sfide ricorrenti quando viene svolto a mano.
Un processo laborioso e dispendioso
Il matching manuale è un'operazione monotona e costosa in termini di tempo. I dipendenti devono confrontare a mano le informazioni presenti su documenti diversi, un'attività che può richiedere ore o giorni interi nelle aziende con volumi di transazioni elevati.
Elevata probabilità di errori
Il processo manuale è per sua natura soggetto a errori umani. Discrepanze nei numeri, nelle date o nelle descrizioni possono facilmente passare inosservate, portando a pagamenti errati o duplicati.
Ritardi nei pagamenti ai fornitori
Le inefficienze nel matching causano ritardi che danneggiano le relazioni con i fornitori e possono portare a penali per pagamenti tardivi o alla perdita di sconti per pagamento anticipato.
Vulnerabilità a frodi e irregolarità
Un sistema di matching inefficace crea vulnerabilità sfruttabili per frodi, interne o esterne: fatture fraudolente possono essere approvate senza un controllo adeguato.
Come si automatizza il matching
Per affrontare queste criticità le aziende hanno a disposizione diverse strade.
Automazione del confronto
L'automazione del matching usa la tecnologia per confrontare le fatture con gli ordini di acquisto e, nel caso del matching a tre vie, con i rapporti di ricezione. Riduce il tempo necessario ed elimina buona parte degli errori associati al processo manuale.
Robotic Process Automation
La tecnologia RPA emula il processo umano di matching, confrontando fatture, ordini e ricevute come farebbe un dipendente. I robot software eseguono in pochi secondi compiti che a una persona richiederebbero ore.
Software specializzati
Esistono software dedicati al matching, in grado di gestire tipi di documento diversi: fatture cartacee, fatture via email, fax e file XML. Ordinano, abbinano, convalidano e inseriscono i documenti nel sistema ERP con intervento umano minimo.
Tecnologie OCR e intelligenza artificiale
Le tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri basate su intelligenza artificiale automatizzano l'estrazione dei dati dalle fatture, riconoscendo quantità, prezzi unitari, termini di pagamento e altre informazioni rilevanti a prescindere dal layout del documento. Questi sistemi imparano con l'uso, diventando più efficienti nel riconoscere pattern ricorrenti.
Typelens di Mastranet AI mette insieme queste soluzioni in un unico prodotto che si integra con i gestionali aziendali: estrae i campi da documenti come gli ordini di acquisto e li confronta con le fatture.
Implementare un sistema di matching efficace
Chi vuole introdurre un sistema di matching dovrebbe considerare quattro aspetti.
- Valutazione delle necessità specifiche: volume di fatture, complessità del processo di approvvigionamento e sistemi informatici già in uso.
- Integrazione con i sistemi esistenti: la soluzione deve inserirsi negli ERP e nei sistemi contabili già presenti, senza interrompere il flusso di lavoro.
- Copertura di two-way e three-way: le soluzioni più avanzate automatizzano entrambi. Nel three-way il sistema può attendere autonomamente che tutti gli articoli siano ricevuti, senza intervento manuale aggiuntivo.
- Formazione del personale: anche il miglior sistema richiede persone formate per gestirlo. È la parte meno tecnologica e quella che decide se il progetto entra davvero in produzione.
Domande frequenti sul matching
Cos'è il matching delle fatture?
È il controllo che verifica che non ci siano discrepanze tra un ordine di acquisto e la relativa fattura, per assicurare che l'azienda paghi esattamente per ciò che ha ordinato, alle condizioni concordate.
Cos'è il two-way matching?
È la forma più basilare: confronta fattura e ordine di acquisto, verificando che quanto fatturato corrisponda a quanto ordinato per tipologia, quantità e prezzo.
Cos'è il three-way matching?
Aggiunge un terzo documento: ordine di acquisto, report di ricezione merce e fattura. Verifica che quantità, prezzi e termini corrispondano sia all'ordine sia ai beni effettivamente ricevuti.
Qual è la differenza tra two-way e three-way matching?
Il two-way verifica che sia stato fatturato ciò che era stato ordinato. Il three-way verifica anche che sia stato consegnato ciò che viene fatturato. Il secondo è indicato per volumi di acquisto significativi.
Perché il matching manuale delle fatture è un problema?
Richiede di confrontare a mano informazioni su documenti diversi, con tempi che crescono con i volumi, è soggetto a errori su numeri e date, causa ritardi nei pagamenti e lascia spazio a fatture fraudolente approvate senza controllo adeguato.
Come si automatizza il matching fra fatture e ordini?
Con sistemi che estraggono i campi dai documenti tramite OCR e AI, a prescindere dal layout, e li confrontano con l'ordine di acquisto e il report di ricezione. Le soluzioni più complete coprono sia il two-way sia il three-way.
Conclusioni
Il matching tra fatture e ordini di acquisto è un processo fondamentale e delicato. Le sfide che porta con sé quando viene eseguito manualmente generano inefficienze, errori e vulnerabilità che si riflettono sulle performance aziendali.
L'automazione risponde a queste criticità aumentando l'efficienza, riducendo gli errori e migliorando la conformità. Per approfondire il contesto in cui questo controllo si inserisce, vedi la gestione delle fatture passive nelle PMI.