DDT più veloci? Ecco come l’AI ha ridotto dell’80%
INTRODUZIONE
Nel settore manifatturiero, dove ogni minuto è prezioso, la gestione manuale dei documenti di trasporto (DDT) può diventare un ostacolo. In molte aziende, l’inserimento dei dati richiede tempo, risorse e attenzione costante, con il rischio di errori che si sommano ogni giorno.
È il caso di un’azienda di impiantistica e automazione industriale, circa 20 milioni di fatturato, che ogni anno si trovava a gestire 80.000 righe di DDT. Ogni documento richiedeva in media cinque minuti di lavoro manuale: un’attività ripetitiva e lenta.
I risultati che presentiamo nascono da questo contesto specifico: volumi elevati, processi chiari e integrazioni mirate. In scenari diversi — per numeri, qualità dei dati o organizzazione del lavoro — l’impatto può cambiare, ma l’obiettivo resta lo stesso: ridurre tempi ed errori, aumentando controllo e tracciabilità.
Nota: ogni realtà è diversa. I risultati descritti in questo case study dipendono da volumi, qualità dei dati, regole di processo e integrazioni. I numeri riportati sono specifici del caso analizzato e non costituiscono garanzia di risultati identici nel tuo contesto.
La svolta con l’AI
Per superare questo problema, l’azienda ha sceltoTypelens, il software per automazione di documenti sviluppato da MastranetAI. La soluzione ha permesso di digitalizzare i DDT cartacei, estrarre i dati con tecniche OCR e AI, abbinarli automaticamente agli ordini di magazzino e inviarli direttamente al gestionale ERP con l’automazione di inserimento dati in gestionale.
Il sistema non solo esegue l’analisi documentale automatica, ma è anche in grado di proporre un “best match” intelligente in caso di discrepanze. L’operatore interviene solo per la validazione finale: un click basta per estrarre dati da DDT e importare centinaia di righe come movimenti di magazzino.
Efficienza concreta: i benefici dell’AI sui DDT
L’impatto dell’introduzione di Typelens è stato immediato e facilmente misurabile.
Il tempo necessario per elaborare un singolo DDT si è ridotto da cinque a un solo minuto, con un risparmio complessivo dell’80%. Questo si traduce in oltre 1.100 ore recuperate ogni anno, equivalenti a circa mezza risorsa a tempo pieno (0,5 FTE), e in un risparmio economico stimato di 12.500 euro annui.
Ma i numeri raccontano solo una parte della storia.
L’automazione ha infatti ridotto drasticamente il carico operativo del reparto amministrativo, liberando il personale da un’attività monotona e ripetitiva. Gli operatori non devono più inserire manualmente migliaia di righe, ma supervisionano il processo e intervengono solo in caso di eccezioni. Questo ha permesso al team di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto, migliorando non solo l’efficienza, ma anche la qualità del lavoro e la motivazione interna.
Un altro aspetto fondamentale è la scalabilità della tecnologia. La stessa logica di automazione applicata ai DDT può infatti essere estesa senza difficoltà ad altri processi aziendali: dalla gestione delle fatture all’elaborazione di ordini clienti e perfino alle offerte commerciali.
Questo significa che i benefici ottenuti non si limitano a un singolo flusso documentale, ma aprono la strada a una trasformazione digitale più ampia, capace di aumentare la competitività dell’intera azienda.
Perché l’AI per gestione documentale è strategica
Questo caso mostra come l’automazione dei processi aziendali con AI non sia soltanto uno strumento di efficienza, ma un vero vantaggio competitivo. Digitalizzare documenti cartacei significa ridurre i margini di errore, accelerare i processi e rendere l’azienda più agile.
Con strumenti come Typelens, le imprese possono andare oltre la semplice digitalizzazione documenti contabili aziendali: è possibile attivare la riconciliazione di documenti contabili, lo smistamento di email aziendali e allegati, fino all’estrazione di indirizzi da email per logistica e all’estrazione di dati da fatture estere.
Ridurre dell’80% il tempo dedicato ai DDT non è solo un dato operativo: è la dimostrazione di come l’intelligenza artificiale per aziende possa trasformare il modo di lavorare. Non si tratta più solo di guadagnare tempo, ma di costruire processi più intelligenti, affidabili e sostenibili.
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