INTRODUZIONE
Il settore manifatturiero italiano si trova oggi di fronte a sfide complesse che vanno ben oltre la produzione stessa. La gestione dei processi amministrativi e documentali rappresenta uno dei principali colli di bottiglia che limitano l’efficienza operativa e la crescita aziendale. Dalle difficoltà nell’elaborazione degli ordini clienti ai problemi di validazione delle fatture passive, le aziende manifatturiere affrontano quotidianamente inefficienze che si traducono in costi nascosti e opportunità mancate.
L’elaborazione degli ordini clienti: il primo anello della catena
La gestione degli ordini rappresenta il punto di partenza di ogni processo produttivo. Tuttavia, molte aziende manifatturiere si trovano ancora a gestire questo processo critico con metodi manuali e frammentati.
Le criticità dell’apporccio tradizionale
Gli errori di trascrizione rappresentano uno dei problemi più frequenti nella gestione ordini, specialmente quando i dati vengono inseriti manualmente. Questi errori possono includere l‘inserimento errato di indirizzi, quantità o dettagli specifici del prodotto, che portano a ritardi, resi e insoddisfazione del cliente e perdita di soldi.
La mancanza di sincronizzazione tra i reparti crea ulteriori inefficienze: se vendite, logistica, magazzino e customer service non sono allineati, l’azienda riscontra problemi nell’evasione degli ordini. Questo si traduce in tempi di risposta lenti e customer experience insoddisfacente.
La necessità di automazione
L’automazione della gestione ordini non solo riduce gli errori, ma migliora anche l’efficienza operativa e la trasparenza. Un sistema di gestione ordini consente di:
Tracciare automaticamente ogni fase del processo, dalla ricezione alla spedizione
Ridurre drasticamente i tempi di evasione
Inserimento nel gestionale: Il punto di convergenza
Una volta ricevuti e validati, gli ordini clienti devono essere inseriti nel sistema gestionale aziendale. Questo passaggio, apparentemente semplice, nasconde diverse complessità per le aziende manifatturiere.
Data entry automatico: oltre la semplice digitazione
L’elaborazione intelligente del testo non strutturato, come le email di ordini, permette l’inserimento automatico di informazioni in ERP. Questa tecnologia consente di:
Estrarre automaticamente informazioni critiche da documenti non strutturati
Ridurre significativamente gli errori di trascrizione tipici dell’inserimento manuale
Accelerare i tempi di processamento degli ordini
La sfida principale rimane la capacità di raccogliere in modo strutturato tutte le informazioni necessarie per registrare il documento. Attraverso logiche di RPA (Robotic Process Automation), è possibile estrarre queste informazioni dai documenti in modo automatico e rapportarle a un motore di regole in linea con la vostra azienda.
Validazione delle bolle dei fornitori: il controllo della supply chain
La gestione delle bolle di consegna (DDT) rappresenta un aspetto cruciale per le aziende manifatturiere che dipendono da fornitori esterni per materie prime, materiali e componenti.
Il processo di riconciliazione
La riconciliazione tra bolle di consegna e ordini è un processo che richiede controlli accurati su diversi elementi:
Nome e dati di contatto del fornitore e del destinatario
Numero d’ordine di riferimento
Data e luogo di consegna
Dettagli della merce consegnata, codice, prezzo e quantità
Rischi del processo manuale
La riconciliazione manuale comporta rischi significativi per la gestione contabile e finanziaria dell’azienda:
Errore umano: difficoltà nell’identificare discrepanze o errori nel numero di parte, nelle quantità, nei riferimenti
Mancanza di tracciabilità nel processo di riconciliazione
Riduzione dell’efficienza quando il volume delle bolle da riconciliare è elevato
Ritardi nell’elaborazione che indeboliscono l’equilibrio del flusso di cassa
I vantaggi dell’automazione
L’automazione della riconciliazione tra bolle e ordini offre vantaggi tangibili:
Risparmio di tempo e aumento della produttività
Riduzione significativa degli errori
Individuazione rapida e automatica delle anomalie e discrepanze
Ottimizzazione del processo con dematerializzazione dei documenti
Maggiore sicurezza delle operazioni attraverso tracciabilità completa
Il matching delle fatture passive: Il controllo finale
Il processo di validazione delle fatture passive rappresenta l’ultimo anello della catena di controllo per le aziende manifatturiere. Il three-way matching è diventato lo standard per garantire accuratezza e prevenire frodi.
Il Three-Way matching: controllo completo
Il three-way matching confronta tre documenti chiave:
L’ordine di acquisto (PO): documento originale che definisce quantità, prezzi e condizioni
Il report di ricezione merce (DDT): conferma di quanto effettivamente ricevuto
La fattura del fornitore: richiesta di pagamento
Questo processo verifica che le quantità, i prezzi e i termini sulla fattura corrispondano sia a quanto specificato nell’ordine di acquisto sia ai beni effettivamente ricevuti.
Le sfide del processo tradizionale
Il matching manuale delle fatture presenta numerose criticità:
Processo laborioso e dispendioso: il confronto manuale può richiedere ore o giorni
Alto rischio di errori: la gestione manuale è soggetta a errori umani
Difficoltà di scalabilità: diventa ingovernabile con volumi elevati
Ritardi nei pagamenti: causano tensioni nei rapporti con i fornitori
Automazione Intelligente
Le soluzioni moderne di automazione del matching utilizzano algoritmi avanzati e intelligenza artificiale per:
Acquisire automaticamente i dati dalle fatture elettroniche
Confrontare in tempo reale fatture, ordini e documenti di ricezione
Validare automaticamente le corrispondenze secondo regole predefinite
Attivare flussi di approvazione personalizzati per le eccezioni
Garantire compliance fiscale e tracciabilità completa
Benefici misurabili
L’implementazione di sistemi automatizzati di three-way matching porta risultati concreti:
Riduzione del 60-95% dei tempi di elaborazione
Eliminazione degli errori di data entry
Miglioramento dei rapporti con i fornitori attraverso pagamenti più rapidi
Controllo superiore del flusso di cassa con visibilità in tempo reale
Riduzione significativa dei costi operativi
Typelens: soluzione di automazione documentale per aziende manifatturiere
Le aziende manifatturiere affrontano quotidianamente sfide legate alla gestione documentale. TypeLens di Mastranet AI è la piattaforma universale di automazione documentale che semplifica l’intera catena dei processi, dalla ricezione degli ordini clienti alla validazione delle fatture passive. Grazie al suo motore di intelligenza artificiale, TypeLens elimina la frammentazione dei sistemi tradizionali, consentendo di gestire tutti i documenti aziendali tramite un unico sistema integrato, perfettamente compatibile con ERP e sistemi contabili esistenti.
A differenza dei software basati su template rigidi, TypeLens interpreta dinamicamente il contenuto dei documenti, comprendendo il contesto e il significato delle informazioni indipendentemente da formato o layout. I risultati sono concreti: +70% di produttività, fino a 30 ore mensili risparmiate per operatore e l’84% di riduzione degli errori. La piattaforma supporta inoltre l’integrazione immediata senza fasi di addestramento.
TypeLens eccelle nel three-way matching automatizzato, confrontando automaticamente ordini, bolle e fatture, grazie all’AI che estrae e verifica i campi chiave dei documenti senza intervento manuale. Per le aziende manifatturiere con elevati volumi documentali, TypeLens trasforma la complessità in efficienza strategica: ogni documento processato automaticamente, ogni errore ridotto e ogni ora liberata contribuiscono a un vantaggio competitivo sostenibile, permettendo alle risorse umane di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto mentre l’automazione intelligente gestisce l’intero ecosistema documentale con precisione.
