Come si fa?
Automatizzare la Creazione di Ordini di Acquisto da Fatture di Cortesia
Ordini di Acquisto Fatture
La gestione amministrativa delle transazioni commerciali richiede spesso processi manuali ripetitivi e soggetti a errori, specialmente quando si tratta di trasformare documenti come le fatture di cortesia in oda. In questo articolo esploreremo come l’intelligenza artificiale, e in particolare la soluzione Typelens, possa rivoluzionare questo processo, facendovi risparmiare tempo prezioso e riducendo drasticamente gli errori.
Fatture di cortesia e ordini di acquisto: comprendere la differenza
Prima di addentrarci nei benefici dell’automazione, facciamo chiarezza sulla differenza tra questi documenti fondamentali.
La fattura di cortesia è una copia di una fattura elettronica, inviata al cliente per informarlo dell’avvenuta emissione del documento ufficiale. Il suo scopo principale è quello di confermare la transazione commerciale tra le parti, semplificando la lettura dei dati essenziali rispetto al dettaglio della corrispondente fattura elettronica in formato XML. Può essere emessa sia in formato cartaceo che elettronico e, pur non avendo generalmente valore fiscale (eccetto alcuni casi specifici per i consumatori finali), rappresenta un documento importante nel flusso amministrativo.
L’ordine di acquisto, invece, è un documento completamente diverso: mentre la fattura è una richiesta di pagamento, l’ordine di acquisto funge da conferma di un ordine. Quando un’azienda desidera ricevere beni o servizi da un fornitore, emette un ordine di acquisto che specifica esattamente cosa sta acquistando, in quali quantità e a quali condizioni.
Il processo manuale tradizionale: inefficiente e soggetto a errori
Tradizionalmente, quando un’azienda riceve una fattura di cortesia da un fornitore, un operatore deve:
Esaminare manualmente il documento
Estrarre le informazioni rilevanti (articoli, quantità, prezzi, condizioni)
Inserire questi dati nel sistema gestionale
Creare un ordine di acquisto corrispondente
Verificare la corrispondenza tra i documenti
Questo processo non solo richiede tempo prezioso, ma è anche soggetto a numerosi errori di trascrizione, interpretazione o digitazione. Inoltre, nei periodi di picco di lavoro, può creare colli di bottiglia significativi nel flusso operativo dell’azienda.
La rivoluzione dell’automazione con l’intelligenza artificiale
L’automazione degli ordini rappresenta oggi una svolta decisiva per le aziende di qualsiasi dimensione. Essa automatizza il processo di ricezione, elaborazione ed evasione degli ordini, includendo attività come l’inserimento dei dati, il processamento dei pagamenti e la gestione dell’inventario.
La vera rivoluzione arriva però quando l’automazione incontra l’intelligenza artificiale, capace di “leggere” e interpretare documenti destrutturati come le fatture di cortesia, estraendone automaticamente le informazioni rilevanti.
Typelens: la soluzione intelligente per le vostre fatture
Typelens è la piattaforma cloud sviluppata da Mastranet che automatizza l’estrazione di informazioni chiave da e-mail e documenti grazie all’Intelligenza Artificiale. La sua applicazione alla creazione di ordini di acquisto a partire da fatture di cortesia rappresenta una soluzione all’avanguardia per le aziende moderne.
How It Works Typelens per questo processo specifico:
Acquisizione del documento: Quando ricevete una fattura di cortesia dal fornitore, Typelens la acquisisce automaticamente, sia che arrivi via email, sia che venga caricata manualmente.
Estrazione intelligente: Grazie all’IA avanzata, Typelens identifica ed estrae tutte le informazioni rilevanti: dati del fornitore, articoli, quantità, prezzi, date di consegna, condizioni di pagamento.
Verifica automatica: Il sistema effettua controlli incrociati per garantire la correttezza dei dati estratti.
Creazione dell’ordine: Le informazioni vengono automaticamente trasformate in un ordine di acquisto completo nel vostro sistema gestionale.
Integrazione con i sistemi esistenti: Typelens si integra perfettamente con i vostri software gestionali e di gestione degli ordini esistenti, potenziando le loro capacità.
Vantaggi concreti dell’automazione
L’implementazione di Typelens per la creazione di ordini di acquisto da fatture di cortesia offre numerosi vantaggi tangibili:
1. Risparmio di tempo significativo
Il processo di estrazione dati e creazione dell’ordine passa da diversi minuti (se non ore, per documenti complessi) a pochi secondi. Il personale amministrativo può così dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto.
2. Riduzione drastica degli errori
L’automazione elimina gli errori di trascrizione e digitazione, garantendo una perfetta corrispondenza tra la fattura di cortesia ricevuta e l’ordine di acquisto generato.
3. Maggiore efficienza operativa
Il flusso di lavoro diventa più fluido e prevedibile, eliminando i colli di bottiglia nei periodi di picco di lavoro.
4. Tracciabilità completa
Ogni fase del processo viene registrata, offrendo completa tracciabilità e facilitando eventuali verifiche.
5. Scalabilità immediata
Che dobbiate elaborare 10 o 1000 fatture al giorno, il sistema si adatta automaticamente al vostro volume di lavoro.
Conclusione: trasformare un obbligo in un vantaggio competitivo
La creazione di ordini di acquisto a partire da fatture di cortesia è spesso vista come un obbligo amministrativo tedioso. Con Typelens, questo processo si trasforma in un’opportunità per ottimizzare le operazioni, ridurre i costi e migliorare l’efficienza complessiva dell’azienda.
In un mercato sempre più competitivo, la capacità di automatizzare processi come questo non è più un lusso, ma una necessità per rimanere competitivi. Typelens rappresenta la soluzione ideale per le aziende che vogliono abbracciare l’innovazione digitale e l’automazione intelligente.
Non aspettate oltre per rivoluzionare il vostro processo di creazione ordini: scoprite oggi stesso come Typelens può automatizzare i vostri flussi di lavoro basati sull’estrazione di dati da email e documenti, trasformando la vostra gestione documentale in un vero vantaggio competitivo.
