Come fare?
Digitalizzazione di DDT e ODA come Vantaggio Competitivo
Ottimizzare Supply Chain
La trasformazione digitale rappresenta oggi una leva strategica imprescindibile per i rivenditori che desiderano mantenere la competitività in un mercato sempre più dinamico e complesso. In particolare, la digitalizzazione di due documenti fondamentali nel ciclo dell’ordine – i Documenti di Trasporto (DDT) e gli Ordini di Acquisto (ODA) – offre opportunità significative per ottimizzare i processi, ridurre i costi e migliorare l’efficienza operativa della vostra azienda.Il gap digitale nella gestione documentale dei rivenditori
Nel panorama attuale, la digitalizzazione dei processi documentali nella supply chain presenta ancora ampi margini di miglioramento. Nonostante l’introduzione della fatturazione elettronica abbia accelerato la trasformazione digitale di alcuni documenti fiscali, i dati rivelano uno scenario preoccupante: solo il 10% delle aziende italiane ha completamente digitalizzato i propri Documenti di Trasporto, mentre il 34% adotta un approccio ibrido, utilizzando un mix di formati digitali e cartacei. Questa digitalizzazione incompleta rappresenta un ostacolo significativo all’efficienza operativa delle aziende di rivendita, che si trovano a gestire volumi elevati di documentazione in un contesto competitivo che richiede sempre maggiore velocità e precisione.Per i manager che guidano aziende di rivendita, questo gap rappresenta sia una sfida che un’opportunità strategica: investire nella digitalizzazione completa del ciclo dell’ordine può tradursi in un vantaggio competitivo tangibile e misurabile.
Il potenziale trasformativo del DDT digitale
Il Documento di Trasporto (DDT) è essenziale per certificare il trasferimento dei beni dal venditore al destinatario, rappresentando un elemento cruciale nella catena di approvvigionamento dei rivenditori. La versione digitale di questo documento non è semplicemente un’alternativa al formato cartaceo, ma uno strumento che può radicalmente trasformare i processi operativi.
Il DDT digitale costituisce l’equivalente elettronico del tradizionale documento cartaceo, mantenendo lo stesso valore probatorio e la validità fiscale, ma offrendo vantaggi straordinari in termini di efficienza e gestione. Per i rivenditori, che quotidianamente gestiscono numerosi documenti di trasporto sia in entrata che in uscita, l’adozione di un sistema digitalizzato significa eliminare colli di bottiglia operativi che rallentano il flusso delle merci e compromettono la soddisfazione del cliente finale.
Benefici strategici della digitalizzazione dei DDT
La transizione verso un sistema di gestione digitale dei DDT offre molteplici vantaggi per i manager che cercano di ottimizzare le operations:
Velocizzazione delle spedizioni: L’adozione di DDT digitali elimina gli intoppi legati alla gestione cartacea, come ritardi dovuti a problemi di stampa o smarrimento di documenti. Questo si traduce in una movimentazione merci più rapida ed efficiente, elemento cruciale per mantenere elevati standard di servizio.
Riduzione significativa dei costi operativi: L’eliminazione della carta comporta un risparmio immediato sui materiali di consumo, ma anche una drastica riduzione dei costi nascosti legati all’archiviazione fisica, alla ricerca documentale e alla gestione degli errori.
Tracciabilità potenziata: I sistemi digitali consentono di monitorare in tempo reale l’intero ciclo di vita del documento, dalla generazione alla consegna, fornendo ai manager uno strumento di controllo senza precedenti sulla movimentazione delle merci.
Conformità normativa semplificata: I DDT sono soggetti all’obbligo di conservazione per almeno 10 anni dalla loro emissione, indipendentemente dal formato. La gestione digitale automatizza questo processo, eliminando il rischio di non conformità e le relative sanzioni.
Gli Ordini di Acquisto digitali: il primo passo verso l’efficienza
L’Ordine di Acquisto (ODA) rappresenta l’inizio del ciclo di approvvigionamento e costituisce un accordo formale tra acquirente e venditore. Per i rivenditori, la precisione e l’efficienza nella gestione degli ordini sono fondamentali per garantire la disponibilità dei prodotti e rispettare i tempi di consegna promessi ai clienti.
Un ODA digitale contiene tutte le informazioni essenziali della transazione: tipi di prodotto, quantità, prezzi, date di consegna e termini di pagamento. Una volta accettato, diventa un accordo legalmente vincolante che protegge entrambe le parti coinvolte. La digitalizzazione di questo processo elimina le inefficienze operative che, secondo un recente studio, affliggono il 61% delle organizzazioni che ancora utilizzano processi manuali.
Vantaggi competitivi degli ODA digitali
Per i manager dei rivenditori, la digitalizzazione degli ordini di acquisto offre benefici strategici significativi:
Automazione dei processi decisionali: I sistemi digitali possono analizzare i dati storici di vendita, prevedere i fabbisogni futuri e generare automaticamente proposte di ordine, permettendo ai manager di concentrarsi su decisioni strategiche anziché su attività operative.
Miglioramento delle relazioni con i fornitori: La chiarezza e la precisione degli ordini digitali riducono drasticamente gli errori di comunicazione e le controversie, contribuendo a costruire relazioni più solide e collaborative con i fornitori.
Controllo di budget e inventario: Gli ODA digitali si integrano con i sistemi di gestione dell’inventario e di contabilità, fornendo ai manager una visione completa e in tempo reale dell’impatto finanziario degli acquisti e dello stato delle scorte.
L’integrazione tra DDT e ODA: la chiave per una supply chain senza interruzioni
Il vero potenziale della digitalizzazione si esprime quando DDT e ODA vengono integrati in un unico flusso digitale continuo. Questa integrazione permette di creare un ciclo dell’ordine completamente digitalizzato, dove le informazioni fluiscono senza interruzioni dall’ordine alla consegna, fino alla fatturazione. Per i rivenditori, questo significa:
Riconciliazione automatica: Sistemi come Typelens possono verificare automaticamente la corrispondenza tra quanto ordinato (ODA), quanto consegnato (DDT) e quanto fatturato, riducendo drasticamente il lavoro amministrativo e gli errori.
Visibilità completa: I manager hanno accesso in tempo reale a informazioni integrate su ordini, consegne e pagamenti, potendo così identificare rapidamente eventuali criticità e intervenire tempestivamente.
Implementazione pratica: come realizzare la trasformazione digitale
La digitalizzazione di DDT e ODA può essere implementata attraverso diverse soluzioni tecnologiche che si adattano alle esigenze specifiche dei rivenditori. Una gestione digitale tramite Typelens completa prevede:
- Automazione completa del processo: TypeLens monitora automaticamente la casella email, identifica le attività da svolgere, estrae e comprende i dati chiave dai documenti, e li inserisce direttamente nel gestionale aziendale (come Esolver), riducendo drasticamente l’inserimento manuale e gli errori associati.
- Incremento della produttività: Grazie all’automazione, la produttività può aumentare fino al 70%
- Riduzione significativa degli errori: L’uso dell’AI riduce gli errori nell’inserimento dati fino all’84%, migliorando l’affidabilità delle informazioni gestite.
- Flessibilità e adattabilità: TypeLens si adatta alle esigenze specifiche di ogni azienda, configurandosi per automatizzare processi standard o personalizzati, rendendolo uno strumento versatile per ottimizzare flussi di lavoro complessi.
- Miglioramento della logistica: Estrazione automatica degli indirizzi di mittente e destinatario, facilitando la pianificazione efficiente dei percorsi di consegna.
- Sostenibilità e risparmio: La digitalizzazione con TypeLens contribuisce a ridurre l’uso della carta, abbattendo i costi di gestione e archiviazione, e supportando le aziende nel raggiungimento degli obiettivi ESG e nella riduzione dell’impatto ambientale.
- Recupero di spazio e ottimizzazione dei costi: Eliminando l’archiviazione cartacea, si liberano spazi fisici e si riducono i costi legati alla gestione documentale tradizionale.
Allineamento tra Database e Documenti d’Ordine
L’allineamento corretto tra database e documenti d’ordine assicura che le specifiche tecniche, le quantità e le unità di misura siano uniformi in tutto il processo di approvvigionamento e gestione dei materiali. Questa coerenza è fondamentale per evitare discrepanze che potrebbero causare errori di ordinazione, problemi di inventario o complicazioni nella fatturazione.
Conclusioni: trasformare una necessità in opportunità
In un contesto di mercato sempre più competitivo, la digitalizzazione di DDT e ODA rappresenta per i rivenditori non solo una necessità operativa, ma un’opportunità strategica per distinguersi dalla concorrenza. I manager che sapranno cogliere questa opportunità potranno ottenere significativi vantaggi in termini di efficienza, riduzione dei costi e miglioramento del servizio al cliente.
La trasformazione digitale della supply chain documentale non è più un’opzione, ma un imperativo strategico per rimanere competitivi. I dati mostrano che solo una piccola percentuale di aziende ha completato questo percorso, offrendo a chi deciderà di investire ora l’opportunità di posizionarsi all’avanguardia nel proprio settore.
Il momento di agire è adesso: digitalizzare DDT e ODA significa non solo ottimizzare i processi esistenti, ma ripensare completamente il modo in cui la vostra azienda gestisce il ciclo dell’ordine, creando le basi per una crescita sostenibile e profittevole nel futuro digitale che ci attende.
