Casi di successo
Ottimizzare lo Smistamento Documentale: il caso NTE Process
Smistamento Documentale
Nel cuore dell’industria dell’impiantistica e dell’automazione, l’efficienza non è un optional: è il motore che spinge crescita e competitività. Un cliente, NTE process, si è trovato a fronteggiare un ostacolo: la gestione manuale delle certificazioni CE, dei datasheet e delle dichiarazioni di conformità dei materiali acquistati dai fornitori. Un’attività apparentemente di routine, ma che in realtà assorbe diverso tempo all’anno del team operativo, tra ricerche nei messaggi, apertura di allegati, inserimento nel gestionale.
Una Routine che Costa Tempo e Risorse
Immaginate di ricevere ogni giorno più diverse email dai fornitori, ciascuna corredata mediamente da numerosi allegati. L’operatore deve identificare l’ordine di riferimento, aprire i file uno a uno, estrapolare vari dati come il tipo di certificazione e salvare tutto nella cartella corretta del documentale. Basta un dettaglio fuori posto, un nome file non standard, un oggetto di mail ambiguo, un pdf scannerizzato male per scatenare ritardi, errori o peggio, carenze documentali.
Per NTE, questo si traduceva in veri e propri colli di bottiglia: spreco di ore di lavoro e, sul piano economico, un costo annuo solo per questa attività.
Il Caso Studio
Per affrontare questa sfida NTE ha scelto di collaborare con noi di Mastranet AI. L’idea era semplice: trasformare un processo a elevato dispendio manuale in un flusso automatizzato e integrato.
- Inoltro Automatico
Ogni email in arrivo, contenente la documentazione di acquisto, viene inoltrata istantaneamente al sistema, eliminando la consultazione di ogni documento. - Classificazione Intelligente
L’AI riconosce il tipo di documento (certificazione CE, datasheet, dichiarazione di conformità, ecc.) e assegna ad ognuno una categoria precisa. - Estrazione delle Informazioni Chiave
Usando LLM e GenAI e riconoscimento ottico dei caratteri, il sistema estrae numero d’ordine, data e ogni altro dato utile. - Archiviazione nel Gestionale
Le informazioni vengono automaticamente inserite nella cartella corretta associata all’ordine di acquisto. Grazie all’integrazione diretta, l’AI verifica anche la completezza della documentazione e segnala eventuali allegati mancanti.
Risultati Tangibili e Immediatezza del ROI
Il cambiamento non ha tardato a farsi sentire. Prima, lo smistamento di un’email richiedeva in media diversi minuti; oggi bastano una manciata di secondi per completare l’intero flusso. Questo si traduce non solo in un risparmio di tempo, ma in un alleggerimento concreto del carico operativo: FTE riassorbiti in attività a basso valore aggiunto, con un guadagno economico e temporale non indifferente.
Ma il vero valore aggiunto va oltre i numeri. Liberando il team dalle attività ripetitive.
NTE Process è riuscita quindi a guadagnare:
- Maggiore Precisione: più nessun file smarrito o mal classificato.
- Controllo Completo: la verifica automatica garantisce che nulla sfugga al checklist documentale.
- Scalabilità: il sistema è pronto a gestire anche DDT, fatture e offerte, diventando un motore di efficienza per altri processi aziendali.
- Focus sulle Attività Strategiche: il team si concentra su analisi, ottimizzazioni e innovazioni, anziché su compiti amministrativi.
Perché Typelens è il software Ideale
Typelens non è una soluzione “stand-alone”: è un ecosistema modulare che si integra con qualsiasi gestionale e flusso email, offrendo:
- Un setup rapido, grazie al workflow builder e all’AI già addestrata su documenti del tipo DDT, ODA, Fatture, Offerte…
- Un supporto continuo, con monitoraggio dei performance e affinamento dei modelli.
- Un ROI immediato, visibile fin dal primo mese grazie alla drastica riduzione dei tempi di lavorazione.
Questo approccio modulare permette di scalare l’efficienza, consolidando un vantaggio competitivo duraturo.
In un mercato sempre più rapido e complesso, ridurre i tempi di processo non è solo un bel risultato: è la chiave per liberare energie, innovare e guardare avanti. Con Typelens, NTE Process ha dimostrato come l’automazione intelligente possa trasformare un’attività apparentemente marginale in un volano di crescita.
